Case Study: Rogiers NV – Slimme automatisatie met AI

Over de klant
Rogiers NV, een toonaangevende speler in de verkoop en distributie van technische oplossingen, zocht een efficiëntere manier om complexe prijsconfiguraties en productinformatie te beheren. Hun bestaande processen waren sterk afhankelijk van handmatige input vanuit leveranciersdocumenten in Excel en Word, wat resulteerde in foutgevoeligheid en vertragingen.

De uitdaging
Met een productcatalogus van meer dan 500.000 artikelen was het beheren van prijsinformatie en productconfiguraties een tijdrovend proces dat dagen in beslag nam. Het verwerken van data uit verschillende bronnen, gecombineerd met validaties en het aanvullen van ontbrekende gegevens, vereiste een oplossing die zowel de doorlooptijd als de nauwkeurigheid drastisch kon verbeteren.

De oplossing
KaiMO ontwikkelde een op maat gemaakte AICPQ Tool (Artificial Intelligence Configured Price Quote).
Deze innovatieve oplossing automatiseert de verwerking van leveranciersdocumenten en stroomlijnt het beheer van product- en prijsgegevens. Kernfunctionaliteiten zijn:

  • Geautomatiseerde data extractie: Importeren van prijs- en productgegevens uit Excel- en Word-documenten.
  • AI-ondersteunde Aanvullingen: Gebruik van AI-modellen om ontbrekende informatie automatisch aan te vullen, zoals vertalingen, productcategorieën en specificaties.
  • Slimme validaties: Automatische controle van ingevoerde gegevens om consistentie en betrouwbaarheid te waarborgen.
  • Excel output: De tool genereert een Excel-bestand dat eenvoudig kan worden geïmporteerd in Salesforce CPQ voor het toevoegen en updaten van artikelen (upserts).
  • Cloud-gebaseerde implementatie: De oplossing draait in een veilige cloudomgeving en maakt gebruik van moderne technologieën voor schaalbaarheid en betrouwbaarheid.

Resultaten

  • Optimalisatie: Wat eerder dagen aan handmatig werk kostte, wordt nu binnen minuten afgerond.
  • Tijdsbesparing: Data-input is met meer dan 90% versneld.
  • Consistentie: Minder fouten dankzij automatische validaties en AI-ondersteunde aanvullingen.
  • Flexibiliteit: Een overzichtelijk Excel-bestand dat ze kunnen importeren in Salesforce.
  • Schaalbaarheid: De oplossing is future-proof en kan meegroeien met de behoeften van Rogiers NV.

Case Study: Pelle & Company – Interne efficiëntie optimalisatie via een AI applicatie

Over de klant
Pelle & Company is een accountancy- en consultancybureau gevestigd in Brugge. Ze bieden een breed scala aan diensten, waaronder boekhouding, fiscaliteit en Client Advisory Services, met een focus op uitgebreide expertise, opvolging en klantenbegeleiding.

De uitdaging
Met een groeiend team en een divers dienstenaanbod had Pelle & Company behoefte aan een efficiënte manier om interne kennis en documentatie toegankelijk te maken voor medewerkers. De bestaande informatie was verspreid over verschillende systemen, wat leidde tot inefficiëntie en vertragingen bij het beantwoorden van interne vragen. Er was behoefte aan een oplossing die medewerkers direct toegang gaf tot relevante informatie en schaalbaar was voor toekomstige groei.

De oplossing
KaiMO ontwikkelde een op maat gemaakte AI applicatie exclusief voor interne medewerkers van Pelle & Company. Deze applicatie centraliseert de toegang tot interne informatie en maakt gebruik van AI om relevante gegevens snel en accuraat beschikbaar te stellen. Kernfunctionaliteiten zijn:

  • Slimme vraagbeantwoording: AI-modellen, getraind op interne documenten en processen, leveren binnen enkele seconden antwoorden op complexe vragen.
  • Gebruikersbeheer: Rollen zoals admin, supervisor en user maken flexibele inrichting mogelijk, waarbij AI-assistenten specifiek kunnen worden toegewezen aan medewerkers.
  • Op maat gemaakte assistenten: de AI-assistenten zijn afgestemd op specifieke domeinen zoals boekhouding, fiscaliteit, HR, social media, vertalingen… om gespecialiseerde ondersteuning te bieden. 
  • Beveiliging en toegang: De app is uitgerust met geavanceerd toegangsbeheer, afhankelijk van de rol van de mederwerk zodat vertrouwelijke informatie alleen beschikbaar is voor geautoriseerde gebruikers.

Resultaten

  • Efficiëntieverbetering: Medewerkers vinden nu binnen enkele seconden antwoorden, wat eerder minuten tot uren koste.
  • Consistentie: De AI-assistenten zorgen voor uniforme en actuele antwoorden in de stijl van Pelle & company.
  • Schaalbaarheid: Dankzij het gebruikersbeheer en de mogelijkheid om nieuwe AI-assistenten aan te maken en toe te wijzen, kan de app eenvoudig meegroeien met het team.
  • Gebruiksvriendelijkheid: Medewerkers beschikken over een intuïtieve tool die hun dagelijkse werkzaamheden aanzienlijk vereenvoudigt.

CTRLGYM : Slimme Voedingsassistent

De uitdaging
CtrlGym wil niet alleen fysieke prestaties verbeteren, maar ook klanten helpen met hun voedingsdoelen. Een gepersonaliseerd voedingsadvies, afgestemd op individuele doelen, allergieën en voorkeuren, bleek een veelgevraagde service. Echter, het handmatig opstellen van weekmenu’s op basis van persoonlijke gegevens was tijdrovend en foutgevoelig.

De oplossing
KaiMO ontwikkelde een slimme voedingsassistent die gebruikmaakt van AI en automatisering om klanten van CtrlGym een naadloze ervaring te bieden. De voedingsassistent werkt als volgt:

  1. Dynamisch webformulier: Klanten vullen hun persoonlijke gegevens in, zoals gewicht, lengte, sportdoelen, allergieën en dieetvoorkeuren, via een gebruiksvriendelijk online formulier.
  2. AI-gestuurde analyse: Op basis van de ingevoerde data berekent de assistent caloriebehoeften en stelt het ideale macronutriëntenprofiel samen.
  3. Automatische weekmenu’s: De AI genereert een volledig gepersonaliseerd weekmenu met recepten en boodschappenlijsten, afgestemd op de doelen en voorkeuren van de klant.

Het resultaat
Met de voedingsassistent kon CtrlGym:

  • Klanten een volledig gepersonaliseerde ervaring bieden die verder gaat dan fitness alleen.
  • Tijd besparen voor trainers en voedingsdeskundigen door handmatige werkzaamheden te minimaliseren.
  • Klantloyaliteit verhogen door een unieke, geïntegreerde service aan te bieden.

Op basis van deze informatie gebruiken we geavanceerde AI om nauwkeurig het aantal calorieën te berekenen dat je dagelijks nodig hebt.
Maar we gaan nog een stap verder: op basis van jouw input en onze berekeningen creëren we een smakelijk en gezond weekmenu, helemaal op maat gemaakt. Laat CTRLGYM je helpen om niet alleen jouw ideale gewicht te bereiken, maar ook om te genieten van elke maaltijd op weg naar een gezonder leven.

jo immo

Jo Immo: Slimmere leadopvolging dankzij automatisering

De uitdaging
Jo Immo gebruikt Meta Suite (Facebook/Instagram) als belangrijk platform voor het genereren van leads. Echter, het opvolgen van deze leads verliep inefficiënt: na de werkuren moest Jo handmatig een Excel-bestand downloaden en ’s avonds leads bellen. Dit late tijdstip werd vaak als storend ervaren door klanten, en de kans om leads om te zetten in potentiële klanten verminderde aanzienlijk.

De oplossing
Om dit proces te verbeteren, hebben we Meta Suite geïntegreerd met een SMS-tool en een geautomatiseerde e-mailworkflow:

  1. Directe SMS-bevestiging aan de lead: Zodra een lead zich aanmeldt, ontvangt deze enkele minuten later automatisch een SMS waarin wordt bevestigd dat ze spoedig gecontacteerd zullen worden. Dit verhoogt de klantbetrokkenheid en verwachtingen worden direct gemanaged.
  2. Automatische e-mail naar Jo: Jo ontvangt tegelijkertijd een e-mail met alle details van de nieuwe lead, zodat hij onmiddellijk actie kan ondernemen.
  3. Flexibele opvolging: Deze automatisering stelt Jo in staat om leads op een geschikt moment tussen afspraken door te bellen, wat zorgt voor een snellere en meer gepersonaliseerde opvolging.

Het resultaat

  • Snellere opvolging: Leads worden nu binnen een paar uur gebeld in plaats van pas ’s avonds, wat resulteert in een hogere conversieratio.
  • Verbeterde klantbeleving: Door een tijdige SMS weten klanten dat ze snel contact kunnen verwachten, wat de klanttevredenheid vergroot.
  • Efficiëntie in het werkproces: Jo bespaart tijd en kan leads op een natuurlijker moment opvolgen zonder zijn avonduren op te offeren.

Waarom kiezen voor automatisering?
Door simpele maar strategische integraties heeft Jo Immo niet alleen zijn workflow geoptimaliseerd, maar ook zijn leads effectiever omgezet in klanten. Met tools zoals Meta Suite en automatisering van communicatie, kan hij zijn focus leggen op wat echt belangrijk is: zijn klanten.

WrapGraphics & ProTextiel: Een digitale transformatie voor efficiëntie en groei

De uitdaging
WrapGraphics en ProTextiel wilden hun online aanwezigheid versterken en tegelijkertijd hun interne processen optimaliseren.
Hun bestaande websites waren verouderd, en het opvolgen van online aanvragen vereiste handmatig werk, wat tijdrovend was en de reactietijd naar klanten vertraagde.

De oplossing
We hebben een volledige digitale update uitgevoerd die focust op zichtbaarheid, automatisering en klanttevredenheid:

  1. Website-upgrade met SEO-optimalisatie:
    Beide websites zijn volledig vernieuwd met een modern design en technische verbeteringen. Met gerichte SEO-optimalisaties zijn WrapGraphics en ProTextiel nu beter vindbaar in zoekmachines, wat leidt tot meer organisch verkeer en potentiële klanten.

  2. Automatisering van online aanvragen:
    Online aanvragen via de website worden nu automatisch verwerkt en toegevoegd aan Teamleader CRM. Dit zorgt voor een naadloze opvolging van leads zonder extra handmatige stappen.

  3. AI-gestuurde e-mailantwoorden:
    Dankzij de AI-integratie kunnen zaakvoerders snel en professioneel klantene-mails beantwoorden. De AI zorgt voor geautomatiseerde reacties die volledig afgestemd zijn op de context van de klantvraag, wat de reactietijd drastisch heeft verbeterd en de klanttevredenheid verhoogd.

Het resultaat

  • Meer zichtbaarheid: Een stijging in organische zoekresultaten en websitebezoekers dankzij SEO.
  • Efficiëntie in processen: Automatisering heeft tijd bespaard en fouten in de opvolging van aanvragen geëlimineerd.
  • Verbeterde klantenservice: Snellere reacties op klantvragen hebben de klanttevredenheid en het vertrouwen in beide bedrijven verhoogd.

Waarom kiezen voor deze aanpak?
WrapGraphics en ProTextiel hebben dankzij deze updates niet alleen hun online aanwezigheid versterkt, maar ook hun interne efficiëntie en klantenservice naar een hoger niveau getild. Door de combinatie van technologie en automatisering zijn zij nu beter uitgerust om te groeien in een competitieve markt.